¿Cómo configurar mensajes de fuera de oficina en Teams?
Configurar un mensaje de fuera de la oficina en Microsoft Teams es una forma sencilla pero eficaz de mantener informados a sus colegas y clientes cuando no está disponible. Ya sea que esté de vacaciones, asistiendo a una conferencia o simplemente fuera de casa, un mensaje de fuera de la oficina ayuda a gestionar las expectativas y garantiza que los demás sepan cuándo esperar una respuesta. En esta guía, le explicaremos cómo configurar un mensaje de fuera de la oficina en Teams para que pueda mantener una comunicación clara, incluso cuando no esté disponible.
¿Por qué establecer un mensaje de fuera de oficina en Teams?
Un mensaje de fuera de oficina tiene varios propósitos:
- Mantiene informados a colegas y clientes: sabrán cuándo esperar una respuesta.
- Ayuda a administrar la carga de trabajo: al informar a otros sobre su ausencia, puede reducir seguimientos innecesarios.
- Cortesía profesional: demuestra respeto por el tiempo de los demás estableciendo expectativas claras.
¿Cómo configurar un mensaje de fuera de oficina en Microsoft Teams?
Paso 1: Abra Microsoft Teams
Comience abriendo la aplicación Microsoft Teams en su escritorio o dispositivo móvil.
Paso 2: Accede a tu configuración
Haz clic en tu foto de perfil en la esquina superior derecha de la pantalla. En el menú desplegable, selecciona Configuración.
Paso 3: Configurar el mensaje de Fuera de la oficina
En la pestaña General, desplácese hasta la sección Fuera de la oficina. Haga clic en Programar fuera de la oficina para abrir la configuración de respuesta automática.
Paso 4: Personaliza tu mensaje
- Fechas de inicio y finalización: elija la fecha de inicio y finalización de su ausencia.
- Contenido del mensaje: Redacte un mensaje que informe a los demás sobre su indisponibilidad. Incluya detalles como las fechas en las que estará fuera y una persona de contacto alternativa, si es necesario.
- Mensajes internos y externos: puede configurar mensajes diferentes para colegas internos y contactos externos, lo que le permitirá brindar información relevante a ambos grupos.
Mensaje de ejemplo:
"¡Gracias por comunicarse! Actualmente no estoy en la oficina y regresaré el [fecha]. Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con [nombre del colega] a [correo electrónico]".
Paso 5: Activa las respuestas automáticas
Una vez que hayas personalizado tu mensaje, haz clic en Activar respuestas automáticas para activar tu estado de fuera de la oficina. Tu mensaje se enviará automáticamente a cualquier persona que te envíe un mensaje durante el período de tiempo establecido.
¿Cómo desactivar el mensaje de Fuera de oficina?
Cuando vuelvas al trabajo, simplemente vuelve a la configuración de fuera de la oficina y selecciona Desactivar respuestas automáticas. Esto desactivará el mensaje y notificará a los demás que estás disponible nuevamente.
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